タイムマネージメントのすすめ(2)コミュニケーション編

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昨日予告したとおり、今日は全米翻訳者協会主催のタイムマネージメントに関するオンラインセミナー(※1)で学んだことをいくつかご紹介したいと思います。
時間を有効活用して、作業効率をアップさせるには、どうすればいいのでしょうか。
今日はコミュニケーション編です。
1. メール VS 電話?
メールで連絡を取るのと、電話で連絡を取るのと、どちらが速いかを考えましょう。
簡潔にまとめられているメールなら、さっと返信すれば片付きますが、指示が複雑で長いメールの場合、意外に返事を書くのに時間がかかることがあるものです。
ちゃちゃっと電話しちゃった方が早い、ということも結構あります。
メールにはメールで対応しなければという固定観念にとらわれず、常にどちらが速く終わるかを考えて行動しましょう。
2. 電話を手短に済ませる

電話がついつい長引いて・・・ということはよくあるもの。
そんなときは、制限時間を設けるようにします。
電話が来たときに、「お時間大丈夫ですか」と言われたら、「5分程度なら」と最初に断りを入れます。
こうすれば、急いでいることが相手に伝わるので、先方もすぐに本題に入って用事を済ませようと協力してくれるかもしれません。自分から電話を切らなければいけなくなったとしても、最初に時間がないことをあらかじめ伝えてあるので、お互いにそれほど気まずさを感じなくて済みます。
無駄話や世間話に時間を取られることを防ぐのに効果的です。
3. メールをだらだら書かない

用件を伝えるメールは、なるべく1、2段落に収めるようにしましょう。意味もなく長いと、書く方も読む方も疲れてしまいます。簡潔なメールを心がけましょう。
おしゃべりメールは別に書けばいいのです。
ダイレクトメールなど、「あとで読むかも」のような迷いがあるメールは、決断を先延ばしにしているだけなので、容赦なく削除しましょう。
いかがでしょうか。
明日は「作業環境編」です。
お楽しみに。
(※1セミナーの内容をそのまま伝えるのではなく、翻訳者以外の方にも活用していただけそうなヒントを拾って再編成しています。)

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